La signature électronique : la solution idéale pour Saint-Eustache
Saint-Eustache, une ville située sur la rive nord de Montréal, innove constamment dans sa prestation de services. La pandémie de la COVID-19 a amené la Ville à revoir ses processus internes.
En commençant par un examen de ses processus organisationnels, l’équipe a évalué ses besoins globaux et identifié les services qui seraient impliqués dans le processus :
Les avantages pour la Ville
Archivage moderne
- Poursuivre la dématérialisation de certains processus de la Ville
- Conserver des archives numériques fiables qui respectent les normes
- Permettre de détruire les documents papiers archivés et libérer de l’espace
- Offrir un service performant aux citoyens et aux organismes reconnus par la Ville
- Éviter les déplacements pour la signature de documents
- Réduire l’empreinte environnementale
Simplification de l’approvisionnement
- Utiliser les fonds de la Ville à bon escient
- Accélérer l’octroi de contrats à des fournisseurs et sous-traitants
- Réduire les délais de traitement et minimiser les suivis pour l’obtention des signatures
- Permettre une efficacité lors du travail à distance
Principaux services impliqués
- Direction générale
- Service des finances
- Service du greffe
- Service de l’approvisionnement
- Service des ressources humaines
- Service de l’urbanisme
- Service de la bibliothèque
- Service du sport et du plein air
- Service des arts et de la culture
- Service de l’animation communautaire
Une fois qu’ils ont identifié leurs besoins globaux et les parties prenantes clés, il était temps d’examiner la technologie de signature électronique et ses utilisations. Très rapidement, l’équipe a reconnu la valeur que cette nouvelle technologie pourrait apporter à leur stratégie de numérisation et à leurs efforts pour améliorer la productivité et la performance dans l’ensemble des départements.
Pourquoi recourir à la signature électronique?
- Un élément majeur de la stratégie globale de numérisation
- De plus en plus répandu au Québec
- Simplicité d’usage
- Pratique pour les employés travaillant à distance
- Amélioration de la communication et de la collaboration
- Augmentation significative de la productivité
Sachant qu’il existe d’innombrables options dans le domaine de la signature électronique, l’équipe a affiné davantage ses besoins et a réussi à identifier une seule solution. eZsign s’est rapidement démarqué comme le leader dans leur recherche de la meilleure technologie pour répondre à leurs besoins.
Pourquoi opter pour eZsign?
Partenaire local
- Une entreprise québécoise qui soutient des villes québécoises
- Logiciel bilingue
- Équipe bilingu
Abordable
- Une technologie de pointe à juste prix
Équipe proactive
- Réponse rapide à toutes vos questions
- Bonne compréhension des besoins spécifiques des villes
- Un service à la clientèle attentionné
Automatisation intelligente
- Suivis et rappels automatiques
- Aucun oubli de signature
- Moins de risque d’erreur humaine
Sécurité
- Politique de sécurité claire et Centre de confiance
- Authentification multi-facteurs
- Validation à long terme (VLT)
Répond aux besoins des services
- Direction générale
- Service des finances
- Service du greffe
- Service de l’approvisionnement
- Service des ressources humaines
- Service de l’urbanisme
- Service de la bibliothèque
- Service du sport et du plein air
- Service des arts et de la culture
- Service de l’animation communautaire
" Nos organisations sont en constante évolution. Il faut envisager la mise en place de nouveaux processus et systèmes qui nous permettront de revoir les anciennes façons de faire. Cela peut demander des efforts supplémentaires pour certains, car cela requiert temps et énergie, mais ce changement est nécessaire et bénéfique. Une fois le nouveau processus implanté et la solution de signature électronique adoptée, on en constate les avantages au quotidien".
– Ville de Saint-Eustache
Depuis la mise en œuvre d’une solution de signature électronique, la Ville de Saint-Eustache a constaté de nombreux avantages.
Exemples concrets de la façon dont la signature électronique vient en aide aux municipalités :
- L’achat de fournitures par la ville doit être approuvé par le service d’approvisionnement.
- Obtenir la signature de toutes les parties pour l’autorisation de ces dépenses prend souvent beaucoup de temps. Avec eZsign, les documents sont signés en quelques heures seulement.
- L’efficacité ainsi créée au sein des équipes et des services permet à ceux-ci de se consacrer à d’autres tâches et activités plus importantes.
- L’implantation d’eZsign entraîne un gain de productivité important au sein d’une ville.
- Un autre avantage d’eZsign : le suivi de document et les rappels.
- En tant que gestionnaire, il vous incombe de veiller à ce que votre équipe travaille efficacement. Pour atteindre cet objectif, il est parfois nécessaire d’adopter de nouveaux processus afin d’améliorer le rendement.
- Les interventions humaines peuvent entraîner des erreurs. Avec les flux de travail d’eZsign et le processus numérisé, le risque d’erreur humaine se trouve considérablement réduit.
- La paperasse est simplifiée grâce à la solution eZsign, qui va au-delà de la signature électronique.
Possibilité d’utilisation de la signature électronique par les municipalités
Expérience depuis la transition
L’intégration d’une nouvelle technologie n’est que le premier pas. Pour utiliser efficacement la signature électronique, la Ville de Saint-Eustache a repensé et modernisé des processus obsolètes, en les simplifiant et en les rendant plus efficaces.
Résultat : une augmentation significative de la productivité, une diminution de l’erreur humaine et un gain de temps considérable.
Exemple : Grâce à eZsign, cette ville a pu obtenir des approbations très rapidement, parfois le jour même !
Relever le plus grand défi de la Ville de Saint-Eustache
Le changement demande des efforts supplémentaires de plusieurs services, mais il est néanmoins
nécessaire.
La Ville a intégré la signature électronique via une approche « Bottom-up » en :
- Identifiant des processus
- Une équipe chargée du projet a identifié les premiers processus (phase 1) qui ont servi de banc d’essai.
- Impliquant des super utilisateurs
- Des supers utilisateurs dans les services ont été choisi pour chaque processus revu et implanté.
- Obtenant l’adhésion des parties prenantes
- Le service des archives a contribué au projet afin de s’assurer du respect du calendrier de conservation.
Comment l’intégration de la signature électronique a-t-elle été bénéfique pour la Ville de Saint-Eustache.
La paperasse a été simplifiée
Ne plus courir après les documents à signer a contribué à une meilleure collaboration entre les équipes !
Grâce à des processus plus rapides et plus efficaces, les équipes peuvent se concentrer sur des tâches plus importantes et à plus forte valeur ajoutée.
Collaboration
Les outils numériques tels que la signature électronique permettent à la Ville de faciliter le travail d’équipe entre les services, entre les bureaux et même lors du travail à distance.
Besoins d’archivage à la Ville de Saint-Eustache
Défi : Les espaces de stockage étaient à pleine capacité en raison de la présence significative de documents papier.
Solution: En lien avec les stratégies de dématérialisation des documents implantées depuis plusieurs années à la Ville, l’application de signature électronique eZsign offre une validité de document à long terme (VLT) en employant le PDF/A. Cela s’inscrit parfaitement dans ces stratégies.
De plus, les besoins reliés à la conservation des documents sont comblés et la Ville demeure le dépositaire de ses archives et en fait la gestion conformément à son calendrier de conservation.
Les avantages de l’archivage avec eZsign:
- Validation à long terme (VLT) pour se conformer aux calendriers de conservation des documents
- Stockage de documents numériques pour économiser de l’espace et de l’argent
- Fonctions de destruction de documents flexibles (en développement)
- Stockage numérique à la norme PDF/A
Saint-Eustache a constaté de nombreux avantages qui ont permis à la ville d’améliorer la collaboration et l’efficacité entre les départements, de renforcer le stockage et la sécurité des documents, et de soutenir leur objectif d’une stratégie plus numérisée.
Votre ville est-elle prête à franchir une étape vers des processus plus numérisés, efficaces et collaboratifs? Parlez à l’un de nos experts dès aujourd’hui pour commencer.
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