Pour les municipalités canadiennes qui cherchent à numériser leurs processus, la signature électronique est un outil essentiel.
Reconnue légalement au Canada depuis le milieu des années 1990, la signature électronique a fait des progrès considérables et offre désormais des fonctionnalités indispensables aux municipalités :
La mise en place de nouvelles technologies au sein d’une municipalité nécessite de repenser les processus et systèmes existants et de les simplifier. Le changement peut être difficile pour certains responsables municipaux, compte tenu du nombre de règles, de réglementations et de procédures auxquelles les municipalités doivent se conformer. Toutefois, de nos jours, les gens veulent des processus informatisés, un accès sur demande, des réponses immédiates et une convivialité accrue. Pour répondre aux attentes de votre personnel, de vos résidents et de vos sous-traitants, il faut évoluer.
Voyez comment votre ville peut mettre en place la signature électronique et en retirer immédiatement les bénéfices.
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La numérisation consiste à utiliser la technologie numérique pour simplifier et améliorer les processus administratifs. Cela peut consister à développer une infrastructure informatique, à se tourner vers le stockage en ligne, à réduire ou à éliminer les documents papier, à adopter des technologies telles que la signature électronique, à acquérir de nouveaux logiciels, etc. Toutes ces mesures nécessitent une remise en question et une refonte des processus obsolètes, une expérimentation et une gestion du changement, ce qui constitue un défi, certes, mais aussi une richesse.
En ce qui concerne l’administration municipale, provinciale et même fédérale, il s’agit d’utiliser la technologie pour numériser l’administration publique afin de faciliter la vie des résidents et des employés. Cette technologie a même un nom : GovTech. Les municipalités se lancent généralement dans cette transformation dans le but d’accroître l’efficacité et de réduire les coûts.
Les municipalités qui ont recours à des technologies comme la signature électronique réalisent d’importants gains de productivité et d’efficacité, tant pour les employés que pour les résidents.
Prenons l’exemple des achats. Lorsqu’une municipalité doit effectuer des achats, les dépenses doivent être approuvées. Sans la signature électronique, le processus de collecte des approbations peut prendre des jours, voire des semaines. Grâce à la signature électronique, les dépenses peuvent être approuvées sur le champ.
On perd beaucoup de temps à courir après les signataires. Grâce aux automatisations intelligentes et au tableau de bord intuitif d’eZsign, qui comprennent l’acheminement automatique des documents, les messages de suivi et les rappels, les équipes peuvent travailler plus efficacement.
De nombreuses villes canadiennes ont déjà adopté avec succès la signature électronique dans leurs processus quotidiens. Voici 4 étapes clés pour faire de votre ville une ville intelligente grâce à la signature électronique.
Besoin d’aide pour instaurer des processus zéro papier dans votre ville?
Pour trouver la bonne solution, vous devez d’abord bien définir le problème. Or, cela est plus facile à dire qu’à faire. Quels sont les processus les moins efficaces? Quel processus serait le plus facile à changer, et comment une technologie comme la signature électronique pourrait-elle vous aider? Une fois que vous avez cerné le problème, examinez-le sous tous les angles pour identifier d’éventuels obstacles et les mesures de réussite. Déterminez comment la mise en œuvre de la signature électronique peut vous aider à atteindre ces objectifs.
Il est essentiel de faire adhérer le plus tôt possible les principales parties prenantes en les impliquant dès le début, notamment lors de la première étape. En tant que personnel « sur le terrain », ce sont eux qui sont les mieux placés pour identifier les défis. Lorsque les gens ont l’impression d’être entendus et que leurs préoccupations sont prises en compte, ils sont plus ouverts à la collaboration pour mener à bien la mise en œuvre de nouveaux processus et en devenir des ambassadeurs.
Une stratégie de numérisation dans tous les départements passe par la mise en œuvre d’eZsign comme solution de signature électronique pour votre ville.
Passer au zéro papier avec la signature électronique eZsign, ça signifie automatiser les flux de travail, réduire la paperasse inutile et adopter une signature électronique légale et sécurisée, vérifiée par une autorité d’horodatage tierce dans le but de prévenir la fraude et soutenue par une validation à long terme, afin que vous puissiez prouver l’authenticité de la signature pour les années à venir.
Choisir eZsign, c’est faire affaire avec une entreprise québécoise, composée d’une équipe entièrement bilingue et d’un service clientèle exceptionnel. De plus, cela signifie que vous profitez de fonctions juridiques et de sécurité rigoureuses pour assurer la sécurité de vos données, la confiance de vos clients et la satisfaction de votre équipe. Pour en savoir plus, consultez le Centre de confiance eZsign.
Il peut être difficile de changer des processus et l’adoption de nouvelles solutions peut entraîner une forte résistance. Pour faciliter la chose, pensez à identifier un ambassadeur interne. Cette personne peut se porter volontaire (il peut s’agir d’une partie prenante particulièrement enthousiaste qui a contribué à la sélection d’eZsign) ou être désignée par la direction. Dans un cas comme dans l’autre, le personnel sera plus enclin à écouter et à apprendre d’un collègue qui est pleinement investi, quelqu’un à qui ils pourront demander de l’aide et des conseils. Au fur et à mesure que les gens se familiariseront avec eZsign et qu’ils en feront usage, les progrès feront boule de neige.
«Lorsque vous mettez en œuvre une nouvelle technologie, il faut réfléchir aux processus et systèmes obsolètes et les épurer. Cette démarche peut être désagréable, car elle requiert beaucoup d’efforts et de temps. Mais une fois que vous disposerez d’un nouveau processus moderne et d’une solution de signature électronique, vous constaterez réellement que cela en valait la peine.»
– Ville de Saint-Eustache
Déterminez vos objectifs et allez-y tranquillement.
Vous occupez un poste de direction au sein de votre ville? Montrez l’exemple : exposez à vos collègues en quoi la numérisation est importante pour votre ville et de quelle façon l’adoption de la signature électronique peut contribuer à faire de votre ville une ville intelligente.
Êtes-vous un chef de projet au sein de votre ville? Discutez avec votre équipe de la manière dont les processus et flux de travail actuels pourraient être améliorés grâce à la signature électronique.
Commencez par illustrer des exemples concrets spécifiques à votre municipalité. Aidez les membres de votre équipe à voir à quel point l’introduction de la signature électronique dans leur activité quotidienne simplifierait leur travail.
Les villes de demain sont intelligentes, zéro papier, et font appel à la signature électronique eZsign pour accroître l’efficacité, réduire les coûts, accroître la productivité et faciliter la vie de tous. Dites adieu aux processus analogiques désuets et optez pour des processus simplifiés, numériques et zéro papier.
La signature électronique est un moyen sûr et légal de signer des documents de n’importe où et à partir de n’importe quel appareil. Elle permet à votre équipe d’être plus autonome, de faire des économies et de travailler de façon plus intelligente.
Pour en savoir plus sur la signature électronique, téléchargez La ville zéro papier, notre guide de l’innovation numérique pour les villes!
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