Les bureaux municipaux de délivrance des permis sont constamment sollicités par les Canadiens qui entreprennent des projets autour de leur maison, qu’il s’agisse de construire un garage, de réparer une clôture ou d’abattre le vieil arbre dans la cour. De nombreuses villes font face à un volume élevé de demandes de permis, tant de la part d’entrepreneurs que de résidents, surtout pendant la saison estivale.
Pour de nombreuses villes, le traitement des demandes de permis est un processus laborieux. Les bureaux municipaux de délivrance de permis sont sous pression pour répondre à la demande, et ce, tout au long de l’année.
Le processus de demande de permis peut souvent entraîner des retards, ce qui frustre les entrepreneurs et les résidents et ralentit les rentrées d’argent pour les villes. Les entrepreneurs et les résidents n’ont que faire de la profusion de demande de permis à traiter par la municipalité; ils veulent profiter de leur terrasse neuve, pouvoir couper leurs arbres rapidement, et ils s’attendent à un service rapide et efficace.
Si certaines villes y voient là un défi, d’autres y voient plutôt une opportunité. Imaginons que vous puissiez délivrer des permis plus rapidement, mieux répondre aux besoins de vos résidents et réduire la charge de travail de votre personnel. Ça vous intéresse? Plusieurs villes ont amorcé le virage technologique, en ayant recours à la signature électronique par exemple, pour transformer leurs processus obsolètes et inefficaces en un système novateur, moderne et pratique. Poursuivez la lecture pour découvrir comment passer à un processus plus rapide et sans papier et délivrer des permis dans un délai de 24 heures plutôt que de plusieurs semaines.
Pourquoi abandonner les anciens processus au profit du zéro papier?
Le processus de délivrance de permis actuel de votre ville ressemble probablement à celui-ci :
Ce processus comporte de nombreux intervenants, des tâches manuelles, de multiples déplacements physiques à divers endroits et beaucoup de paperasse. Les bureaux de délivrance de permis et les demandeurs de permis sont conscients que ce processus est inutilement lourd et que plusieurs étapes clés pourraient être simplifiées, voire éliminées, grâce à quelques petits ajustements :
La première étape logique est de passer au zéro papier. Le processus conventionnel sur papier est long et laborieux :
Un vrai casse-tête! Grâce à un processus zéro papier, rendu possible par le biais de la signature électronique, tous ces inconvénients sont éliminés sans sacrifier la notion de sécurité. Personne n’a besoin de se déplacer, et le stockage des documents ne requiert pratiquement aucun espace, car tout est enregistré en ligne et protégé par une infrastructure sécurisée comparable à celle de la plupart des banques.
La deuxième étape consiste à automatiser le processus. La procédure de délivrance de permis est assez répétitive. Plutôt que d’acheminer les documents manuellement, le bon logiciel de signature électronique peut le faire pour vous. Cela réduit le risque d’erreur humaine, vous fait gagner un temps précieux et permet à vos employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, et non sur la traque de documents.
La troisième étape qui unit les deux premières est le recours à la signature électronique. Plusieurs parties doivent signer différents documents pour qu’un permis soit approuvé. Imaginez que chaque fichier numérique soit acheminé automatiquement vers le bon signataire et que cette personne signe en quelques secondes, en quelques clics. Un processus qui prenait auparavant des jours voire des semaines peut désormais se faire en quelques minutes ou quelques heures tout au plus. Et les avantages de la signature électronique ne s’arrêtent pas là.
Examinons un nouveau processus de délivrance de permis, zéro papier, qui met en œuvre les changements énumérés ci-dessus :
Simple, efficace, retraçable et sans effort – tout cela grâce à la technologie reposant sur la signature électronique.
Si vous recherchez une solution tout-en-un qui peut vous aider à faire tout cela et plus encore, eZsign est la solution qu’il vous faut.
Les clients d’eZsign conviennent que la signature électronique est très facile à utiliser et à intégrer à leurs activités. Comme le nombre de demande de permis de travaux n’est pas près de diminuer dans les années à venir, de plus en plus de villes cherchent à rendre le processus plus efficace. Êtes-vous prêt à faire le saut?
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