Les entreprises d’aujourd’hui sont conscientes qu’elles doivent moderniser leurs opérations pour prospérer. Effectuer la transition vers l’informatisation des lieux de travail est un changement opérationnel facile avec un retour sur l’investissement élevé. Dans un contexte où la plupart des entreprises passent au travail à distance et où les contacts physiques sont proscrits, les signatures électroniques répondent à un besoin pressant à l’échelle mondiale. Au fil du temps, la transition vers un travail entièrement à distance gagnera inévitablement du terrain et, dans quelques années, le papier sera chose du passé – que vos affaires s’effectuent en personne, au bureau ou à distance.
Selon le Gouvernement du Canada, une signature électronique est « une signature qui consiste en une ou plusieurs lettres, caractères, chiffres ou autres symboles en format numérique incorporés, joints ou liés à un document électronique » (consultez la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques, LPRPDE). Grâce aux nombreuses lois qui régissent les signatures électroniques et au vaste éventail de mesures de conformité auxquelles les fournisseurs doivent se plier, les signatures électroniques ont la même valeur légale que les signatures traditionnelles sur papier et ce, sans encre ni papier.
Si vous ne l’avez pas encore fait, l’intégration de la signature électronique aura d’énormes avantages pour votre entreprise. Poursuivez votre lecture afin de connaître les huit raisons pour lesquelles votre entreprise devrait passer aux signatures électroniques cette année.
1. Travaillez plus rapidement
L’un des plus grands avantages des signatures électroniques est sa rapidité. Imprimer des documents et attendre qu’ils soient signés à la main prend du temps, surtout si les individus concernés travaillent dans des bureaux, des édifices, des villes ou des provinces différents! Avec les signatures sur papier, vos documents peuvent mettre des jours, voire des semaines, avant d’être finalisés. Avec les signatures électroniques, vous n’aurez qu’à attendre quelques minutes, ou quelques heures seulement. En effet, nos données internes démontrent qu’au moment où les documents sont envoyés électroniquement, 80 % de ces derniers sont signés dans les 24 heures.
2. Travaillez de façon plus efficace
Qui dit plus rapide, dit plus grande efficacité. En adoptant les signatures électroniques, des tâches auparavant considérées difficiles sont soudainement plus faciles. Des opérations qui prenaient des jours prennent désormais seulement quelques minutes. Le portail des signatures électroniques vous informe quant aux signatures qui sont en attente et fait un suivi automatique auprès des signataires. Les signatures électroniques sont la parfaite manifestation d’un travail plus intelligent, et non plus laborieux.
3. Rehaussez la satisfaction de la clientèle
Les clients apprécient un service plus rapide et plus efficace. De nos jours, les clients s’attendent également à un retour rapide. Pourquoi obliger un client à venir à vos bureaux pour signer un document alors qu’il pourrait le faire de son téléphone peu importe où il se trouve? Pour certaines entreprises, l’intégration de la signature électronique ne les a pas seulement aidées à rehausser la satisfaction de leur clientèle, cela leur a permis de travailler avec des clients basés beaucoup plus loin puisque la distance n’est plus un obstacle.
4. Rendez vos employés heureux
Des employés surmenés sont des employés malheureux. En optimisant leur travail et facilitant leur quotidien, vous améliorerez la satisfaction de vos employés de façon exponentielle. Par ailleurs, en leur fournissant des outils qui facilitent leur travail, vous démontrez à vos employés que vous avez à cœur leur bien-être, contribuant ainsi à une meilleure rétention au fil du temps.
5. Économisez
Croyez-le ou non, les signatures manuscrites vous coûtent cher. Elles engendrent des coûts essentiels liés au papier, aux imprimantes, à l’encre, à l’envoi par la poste, et à l’entreposage ainsi que des coûts accessoires liés à l’inefficacité, aux occasions perdues, à une diminution de la clientèle et de la satisfaction du personnel, à une mauvaise image de l’entreprise, et plus encore. Si vous additionnez tous ces coûts, vous pourriez être surpris de l’ampleur de vos coûts reliés aux signatures papier. Restez à l’affût du futur calculateur de retour sur l’investissement personnalisé de eZsign pour connaître le montant que vous pourriez épargner en passant aux signatures électroniques!
6. Faites un geste pour l’environnement
La quantité de papier que vous utilisez a un impact énorme sur l’environnement. Les usines de pâte et papier, tout comme l’impression et l’envoi par la poste de documents, mobilisent des tonnes de ressources naturelles. En revanche, la gestion électronique des documents élimine le besoin de papier et nous aide à sauver des arbres! Si vous souhaitez rendre vos bureaux plus écologiques cette année, les signatures électroniques sont un excellent point de départ.
7. Libérez de l’espace de bureau
Imaginez à quel point vous pourriez réduire l’encombrement de votre espace de bureau si vous vous débarrassiez de tout ce papier! Vous pourriez dire adieu à vos classeurs encombrants et convertir cet espace en quelque chose que vos employés apprécieront ou vous pourriez aussi déménager dans un bureau plus petit et payez moins cher de loyer.
8. Renforcez votre sécurité
Nous croyons souvent que les signatures sur papier sont les plus sécuritaires, mais réfléchissez au nombre de personnes qui pourraient falsifier la signature d’un tiers sur un document papier alors tout le monde a le dos tourné. eZsign dispose de divers paramètres de sécurité solides et d’une identification à multi-facteurs afin de valider que la personne qui signe est bien celle qu’elle dit être. D’ailleurs, la preuve de signature permet de consigner avec exactitude chaque personne ayant ouvert, vu, cliqué et signé chacun des documents.
Cette année, le choix est clair : les signatures électroniques sont une méthode infaillible qui permet de travailler plus intelligemment, et non pas plus fort. Si vous n’êtes toujours pas passé à un flux opérationnel entièrement informatisé, contactez-nous dès aujourd’hui. Nous pouvons vous fournir les outils adéquats afin que vous puissiez adopter la signature électronique dès aujourd’hui et ainsi profiter de tous les avantages de votre transition!
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